1. รวบรวมข้อมูลทั้งภายในและภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อหน่วยงาน
2. จัดทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่
4. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องทันสมัยตลอดเวลา
เทคโนโลยีสารสนเทศ(Information Techolgy) คือเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผลและการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์
1. เครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ หมายถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรเกี่ยวกับโทรคมนาคมต่างๆ รวมทั้ง Software สำเร็จรูป
2.กระบวนการในกสนนำอุปกรณ์เครื่องมือต่าง ๆ ข้างต้นมาใช้งาน เพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวล แสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ
ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กรแบ่งเป็น 7 ประเภท คือ
(1) ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ - จ่ายบิล ระบบนี้เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับ การพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือการทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยาก สิ่งที่องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ
- ลดจำนวนพนักงาน
- องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว
- ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น
(2) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Mangement Information System : MIS)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชนืมากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการคำนวณเปรียบเทียบข้อมูล นอกจากนั้นระบบนี้ยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย
คุณสมบัติของระบบ MIS คือ
- ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
- ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่รวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
- ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสูงเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลา
- ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรับรองความต้องการข้อมูลที่เปลียนแปลง
- ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล
(3) ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า "ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง"(Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุป
คุณสมบัติระบบ DSS คือ
- ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
- ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้าง
- ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับการวางแผนบริหาร
- ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์
- ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่าย
- ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่าง ๆ
- ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถใช้ข้อมูลที่ต้องการได้รวดเร็ว
- ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
- ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลา
- ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ
(4) ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง คือ EIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงได้คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์
คุณสมบัติของระบบ EIS
- มีการใช้งานบ่อย
- ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
- ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้
- การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ
- การสนับสนุนการตัดสินใจ
- ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง
- การใช้งาน ภาพกราฟิกสูง
- ความในการตอบสนองรวดเร็ว
ข้อด้อยของระบบ EIS
- ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้
- ระบบอาจจะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
- ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
- ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล
(5) ระบบสำนักงานอัติโนมัติ (Office Automation System : OAS)
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด OAS มีจุดมุ่งหมายให้ป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสาร ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ
1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสือสารด้วยข้อความ E- Mail . FAX
2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีเสียง (Audio Conferencing) การประชุมแบบทางไกลแบบมีภาพและเสียง (Video - ferencing)
สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ
1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน
3. Internet Working (Internet) คือ การรวมตัวของระบบข่ายงาน ที่กระจายอยู่ทั่วโลก
4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ได้ใช้กระดาษ อาทิ Pos Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย Electronic Funds Transfer (EFT) เป็นระบบโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก
(6) ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System : AI/ES)
ระบบผู้เชี่ยวชาญ หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง
(7) ระบบ Call Center
- สามารถตอบสนองได้อย่างสมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพ
- สนับสนุนให้บริการช่วยเหลือทางด้านเทคนิคการให้บริการข้อมูลข่าวสารที่ต้องการประชาสัมพันธ์
- ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารที่ซับซ้อน และที่สำคัญที่สุด คือ ได้รับบริการที่ตอบสนองความต้องการและความพึงพอใจสูงสุด
ระบบสารสนเทศในองค์กรต่าง ๆ จะมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากระดับปฎิบัติการ และทำการประมวลผล ระบบสารสนเทศในองค์กรสามารถแทนได้ด้วยภาพพีรามิด ตามรูป
แสดงโครงสร้างการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารในระดับต่างๆในองค์กร
จากภาพจะเห็นได้ว่าโครงสร้างระบบสารสนเทศแบบปิรามิดนั้น มีฐานที่กว้างและบีบแคบขึ้นไปถึงยอดบนสุด หมายความว่า สารสนเทศที่ใช้งานจะมีมากในระดับล่างและลดหลั่นไปตามลำดับจนถึงยอดบนสุด บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศได้แก่
- ระดับปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องกระทำซ้ำๆกัน และเน้นไปที่การจัดการ รายงานประจำวัน เช่น เจ้าหน้าที่ป้อนข้อมูลการสั่งซื้อ แคชเชียร์ พนักงานรับจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
- ระดับวางแผนปฏิบัติการ บุคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน หรือการบริหารงานในระยะสั้นๆเช่น รายงานสรุปผลการขายในแต่ละไตรมาสของพนักงานขายแต่ละคน เป็นต้น
- ระดับการวางแผนการบริหาร บุคลากรในระดับนี้จะเป็นผู้บริหารในระดับกลาง มีหน้าที่ในการวางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่างๆของบริษัท เช่น รายงานผลการขายประจำปีของบริษัทเปรียบเทียบกับคู่แข่ง
- ระดับการวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว ผู้บริหารระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในการวางนโยบาย สารสนเทศที่ต้องการ จะอยู่ในรูปรายงานสรุป การวิเคราะห์แนวโน้มต่างๆ
♀♀♀♀♀♀♀♀♀♀♀♀♀♀♀